Akademik Veri Yönetim Sistemi
Tezin Türü: Doktora
Tezin Yürütüldüğü Kurum: Ankara Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Türkiye
Tezin Onay Tarihi: 2018
Tezin Dili: Türkçe
Öğrenci: YUNUS EMRE ARISOY
Danışman: FAHRETTİN ÖZDEMİRCİ
Özet:Resmi kurum ve kuruluşların ürettikleri e-belgeler Türkiye Cumhuriyeti Devletinin hafızasının bir kısmı olduğu kadar ulusal tarihimizi de barındıran kültürel miraslardır. Ancak yaşanan teknolojik gelişmelere paralel olarak üretilen e-belgelerin miktarının her geçen gün artması kontrolünü zorlaştırmış, belgelerin arşivlenmesi ile uzun süre saklanmasında da bir takım sorunlar ortaya çıkarmıştır. Erişilebilirlik, maliyet, hesap verilebilirlik, verimlilik, dosya formatı, sanal ortamda kaybolma ihtimalleri, bütünlüğünü koruyabilmesi, muhafaza esasları, güvenlik problemleri ve teknolojik gelişmelere karşı (yaşlanma) özgünlüğünü koruması gibi sorunlar üzerinde kurum ve kuruluşların çözüm üretmesi büyük önem taşımaktadır. Çalışmada elde edilen sonuçlardan Milli Arşivin sorumluluklarını yerine getirme durumunun kamu kurum ve kuruluşları tarafından yakinen takip edildiği, sorumluk alanına giren konulara yönelik karar verici veya yönlendirici olduğu, bundan dolayıdır ki arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde lokomotif görevini yapması gerektiği sonucuna ulaşılmaktadır. Milli Arşivin, kamu kurum ve kuruluşlarına rehberlik edebilmesi için yapması gerekenlerin başında tüm kamu kurum ve kuruluşlarının ortak bir planda buluşmasının sağlanması gerekmektedir. Bu birlikteliğin sağlamanın en etkin yolu ise "Milli Arşiv Politikası"nın belirlenmesi olduğu değerlendirilmektedir. Kamu kurum ve kuruluşlarının iş süreçlerini ve kurum personelinin e-Arşiv sistemlerinin uygulanması hususundaki algılarının tespitinden sonra kurum ve kuruluşun yasal veya idari düzenlemelerinin yapılması gerekmektedir. Erişim yöntem ve yetkilerinin belirlenmesi, alt yapı sistemlerinin geliştirilmesi, insan kaynaklarının eğitimi ve yönetimi, saklama ve dosyalama planlarının geliştirilmesi gibi çalışmaların yapılması sonrasında kurumsal ihtiyaçlar çerçevesinde ulusal ve uluslararası standartlara uygun "e-Arşiv Sistemleri" geliştirilmelidir. Kurulacak e-arşiv sistemlerinin, milli arşiv sürecinin işletilmesine yönelik gereklilikleri taşıması ve kültürel mirasın korunması amacıyla e-belgelerin güvenli muhafazası ile milli arşive transferini sağlayabilecek yapıda olması gerekmektedir. Tüm sürecin kontrolü, iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinin etkinliğinin sağlanması sürekli bir faaliyet olarak değerlendirilmelidir. Bu noktadan hareketle araştırmamızda Türkiye'de e-belgelere yönelik milli arşiv politikalarının geliştirilmesi kapsamında literatür değerlendirmesi, örnekleme alınan kurumlara uygulanan anket ile toplanan veriler ve idari ve yasal koşullar betimlenmiştir. Araştırma kapsamında 36 kamu kurum ve kuruluşunun 17'sinden dönüş sağlanmış ve hazırlanan modele dayanılarak geliştirilen bir değerlendirme aracıyla analizler yapılmıştır. Araştırma sonucunda elde edilen verilere yönelik bulgular ve değerlendirmelerden hareketle çalışmamızın "e-Belgelerin e-arşive transferinin etkinleştirilmesi, kurumsal e-arşiv iş akışlarının belirlenebilmesi, kullanılacak format ve protokollerin tespit edilmesi, e-arşiv hizmetlerini yürütecek personelin niteliklerinin denetlenebilmesi ve geliştirilebilmesi, e-arşivleme süreçlerinde teknik alt yapı ihtiyaçlarının giderilebilmesi ile uzun süre muhafaza ve erişim sorunlarının çözüme kavuşturulması için Türkiye'de elektronik belge yönetiminde milli arşiv politikalarının geliştirilmesi gerekmektedir" şeklindeki hipotezi doğrulanmıştır. Araştırma sonuçları doğrultusunda Türkiye'de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politikalarının Geliştirilmesi kapsamında kullanılabilecek bir model geliştirilmiştir. Çalışma kapsamında geliştirilen "Türkiye'de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politika İlkeleri" tüm kamu kurum ve kuruluşlarınca geliştirilebilecek ya da oluşturulacak bir milli arşiv politikası ile uyumlu kurum arşiv politikalarının geliştirilmesi için öneri ve kaynak niteliğinde kullanılabilecektir.